5 lưu ý khi viết email tiếng anh chuyên nghiệp
Bạn có bao giờ gặp phải khó khăn khi phải bắt tay vào viết một email trang trọng, lịch sự trong công việc? Sử dụng từ ngữ và trình tự như thế nào để người nhận cảm thấy được tôn trọng và hài lòng? Hãy cùng tham khảo 5 lưu ý giúp bạn soạn một bức email chuyên nghiệp hơn.
Luôn luôn bắt đầu bằng lời chào
Cách mở đầu thường gặp nhất dành cho các email nói chung là “Dear Ms./Mrs/Mr. + họ của người nhận” Trong trường hợp bạn không biết tên của người nhận email, hãy sử dụng lời chào mở đầu “Dear Sir/Madam”.
Hãy cám ơn người nhận ở đầu email
Cho dù bạn đang viết email cho nhà tuyển dụng, cấp trên hay khách hàng thì dòng cám ơn sẽ là một tín hiệu cho thấy thiện ý của bạn. Ví dụ: “Thank you for contacting X Company” (hoặc “Thank you for your prompt”, “Thank you for getting back to me” khi bạn đang trả lời một email phản hồi). Sự cám ơn ngay phần đầu email là một việc nên tuân thủ, vì nó giúp người đọc cảm thấy thoải mái, dễ dàng tiếp nhận các thông tin ở phần sau và bạn cũng tạo được ấn tượng chuyên nghiệp hơn.
Nêu rõ mục đích của bạn
Sau khi bắt đầu các thủ tục mang tính thông lệ và lịch sự, bạn hãy đề cập đến mục đích của mình ngay. Điều này giúp email đi thẳng vào vấn đề chính, tránh lan man và cũng tiết kiệm thời gian của cả bạn và người đọc email. Bắt đầu bằng “I am writing to enquire about…” (Tôi viết thư này để hỏi về…) hoặc “I am writing in reference to …” (Tôi viết email này để nói về việc…)
Sau câu đầu tiên về mục đích, bạn có thể chuyển hẳn sang các nội dung chính của email. Nên nhớ sử dụng các câu ngắn gọn, rõ ràng, một nghĩa. Đồng thời lưu ý đến các lỗi chính tả, ngữ pháp và quy tắc chấm câu. Email trang trọng trong công việc nên hạn chế việc viết tắt, ví dụ: thay vì viết “I’m writing to…” bạn hãy dùng “I am writing to…”.
Kết thúc bằng lời cảm ơn
Ví dụ: “Thank you for your patience and cooperation” (Cám ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của anh/chị); “Thank you for your consideration” (Cám ơn vì đã dành thời gian xem xét lời đề nghị này)
Cuối cùng, bạn có thể thêm vào các mẫu câu như “If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know” (Nếu anh có bất kỳ thắc mắc hoặc quan tâm nào, đừng ngần ngại cho tôi biết) hoặc “I look forward to hearing from you” (Tôi chờ đợi sự hồi âm từ chị).
Dùng một từ trang trọng ở trước chữ ký
Phần kết thúc email nên sử dụng “Best regards”, “Sincerely”, hoặc “Thank you” để tạo ra sự chuyên nghiệp. Nên tránh sử dụng “Best wishes” hoặc “Cheers” trong email công việc. Bước cuối cùng, hãy đảm bảo bạn đã đọc lại email lần cuối trước khi gửi để chắc chắn là không bỏ sót lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào.
Email trong công việc là phương tiện giao tiếp chính trong môi trường công sở và với khách hàng, đối tác.
Theo wallstreetenglish.edu.vn
